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      工作郵件都不會寫,你如何玩轉職場?

      作者:騰訊企業郵箱    發布時間:2020-01-03 10:40:56  訪問量:1904  


      導讀:發郵件已經成為職場中和客戶、領導、跨部門同事最常用的溝通方式。工作郵件雖然簡單卻最能檢驗一個人的耐心和細心程度。比如很多人都會在郵件發出去后發現有別字,忘了添加附件主題等。今天騰曦網絡就和大家分享下寫一封工作郵件有哪些需要注意的事項吧。



        發郵件已經成為職場中和客戶、領導、跨部門同事最常用的溝通方式。工作郵件雖然簡單卻最能檢驗一個人的耐心和細心程度。比如很多人都會在郵件發出去后發現有別字,忘了添加附件主題等。今天騰曦網絡就和大家分享下寫一封工作郵件有哪些需要注意的事項吧。

        一封好的工作郵件至少由6個結構組成:標題、收件人和抄送人、稱呼、正文、附件、簽名檔。下面分別介紹每部分需要注意的要點。

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        1、郵件標題

        俗話說,好的開頭是成功的一半,郵件也是如此。郵件標題是最先進入收件人視野的,一個好的標題可以起到事半功倍的效果。

        與私人郵件不同,工作郵件還有留底存檔的作用,可以使責任更加明確。同時工作郵件也可能被多次查看,所以郵件標題一定要簡潔明了,關鍵詞一定要齊全,便于搜索。

        如果是重要緊急需要盡快得到回饋的郵件,可以在標題加上標簽來加重視覺?!局匾?、【緊急】【今天內回復】這樣的標簽都很容易讓收件人先看到你的郵件。

        如果被多次轉發的郵件,標題上會被加上很多re:fw等,這種郵件如果必須參與回復討論,一定要把前面的字符清理干凈。

        2、收件人和抄送人

        郵件的發送地址區,分為收件人,抄送人。收件人是需要直接處理該郵件人的人,這里切記只能有一位,不能一事二報。抄送人是讓對方知會即可,可以不回復,可多個,跨部門溝通時常用。

        3、稱呼

        郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒收件人,此郵件是面向他的,他要給予相應的回應。

        一般來說最好按照公司文化寫,有的公司領導就喜歡稱呼職位,有的喜歡直呼姓名,有的喜歡英文名字。在多個收件人的情況下我們可以稱呼:各位同事、Dear all等。

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        4、正文

        正文部分考驗個人表達能力,最忌諱就是拖沓、磨嘰、說不出重點,浪費時間又不專業。所以一定要做到傳達全面,邏輯清晰、言簡意賅。

        正文,首先要注意遵循金字塔原理,先說中心思想,再詳細闡述細節。對于重要的信息可以加粗,或者高光標記,一目了然。多條內容,一定要用編號排列一下,顯得你非常有條理,別人讀的時候效率也高。寫完后檢查是否有錯別字、優化閱讀效果。

        5、附件

        如果需要添加附件,一定要在正文中提及附件名稱,并簡單對其內容進行說明。

        附件少的時候最好不要打包,能在一級頁面看的東西,不要跳到二級頁面。附件數量超過5條,建議直接壓縮打包,附件占得滿屏,閱讀感受不好。附件不要太大,網絡不好時很影響工作效率。

        上傳前一定要一一核對:文件命名是否正確、附件是否可以打開、上傳數量是否正確。

        6、簽名檔

        簽名一般是作為郵件的結尾出現,最好按照公司的要求規范來就行。常見的信息有:姓名、部門、職務、聯系電話、郵箱地址等,便于收件人與你取得聯系。

        騰訊企業郵箱提醒大家:要寫好工作郵件,需要仔細認真對待細節,這樣做也許不能讓你馬上漲工資,但是,在平時的工作中,但堅持以這種精益求精的思想去對待每一個細節,相信你一定會很快升值,升值了離升職加薪還會遠嗎?



      點贊  0  來源:foxmail客戶端



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