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      在日常工作溝通中,不要忽略郵件溝通的重要性

      作者:企業郵箱    發布時間:2020-04-30 14:24:59  訪問量:1750  


      導讀:Email郵件是個神奇的東西,比起訊息,它顯得較正式,因此成為許多人職場上愛用的工具之一,你可能想要與某公司合作或是有事需要公司里別的部門來協助!



        Email郵件是個神奇的東西,比起訊息,它顯得較正式,因此成為許多人職場上愛用的工具之一,你可能想要與某公司合作或是有事需要公司里別的部門來協助!

        Email,是職場人的職場名片,也是和同事、客戶、領導等最常用的溝通方式之一。你也許會說,email嘛,天天寫,有什么難的?殊不知:很多人明明很努力,卻在職場上止步不前,其實是忽略了通過email進行高效、專業的職場溝通的重要性!那么,到底什么才是好的職場email?

        一封好的Email的評判標準

        為了達到這個“有效溝通”的目的,就產生了大家口中所說的Email的幾個rules:

        1、節約時間,直奔主題 : 在Email一開始就表明自己寫這封Email的目的

        2、重點明確,邏輯清晰: 讓對方一眼就能看明白你要講的內容。比如分段縮進,或是用Bullet Points列出你的觀點。

        3、Action Action Action: 就是讓對方明確地知道你需要他做什么。

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        7種常見Email錯誤

        1、回覆的信件標題已經不是討論重點

        在討論事情的時候,我們經常直接回復對方的來信,所以經過幾次交流,標題可能會變成“re:re:turesday?”也許你想在周二開始的時候討論一些事情,但是以后的內容應該和周二無關,所以為了讓對方理解信的內容,改標題吧!

        否則,如果對方是一個忙碌的人,每天都有幾十封郵件在交流,你那封標題不明的信就會被忽略。

        2、你的內容沒有明確重點

        有時你可能我灑灑打了一堆字,但是仔細一讀卻發現其實沒什么重點,這樣只是浪費彼此時間。你可以試著將你想表達的東西用一句話講出來,若發現不行,可能就要重新整理一下思緒了。

        盡量在前三句話就點出重點,最后要收尾時可以再換個方式強調一次,讓對方清楚接收到你的訊息。

        3、忽略開頭的問候語

        如果已經是往來很多次的email,人們可能會省略開頭的問候語,但是一句簡單的「XX您好」或「哈啰,第三組的伙伴們」,都可以讓對方覺得比較有溫度,也會更愿意去了解你想傳達的訊息。

        4、想感謝對方卻顯得很空洞

        受人幫助或是收到別人送的禮物,難免會想寫封感謝信給對方,但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意,所以要感謝別人時,記得寫下他們的實際作為,該是他們的功勞就不要吝于稱贊、感謝,會讓對方覺得受重視,未來你們的關系也可以更緊密。

        5、太多字

        你的目標應該是要在有限篇幅內,簡短扼要的說明重點,而不是寫一堆小細節讓人看得眼花繚亂,篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔,所以你可以遵循以下步驟:

        a.刪掉多余的字,尤其是那些沒意義的形容詞,你不是在寫文章,而是在溝通。

        b.將內容分段,每段大概2-3個句子就可以了,才不會顯得內容很多。

        c.善用標號,如果是可以列點的東西,就用列點的方式寫出來吧,這樣可以讓對方清楚你想表達的,你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

        6、錯別字

        如果是英文的內容,文法跟拼字當然很重要,如果句子結構完全不對,讀的人根本就看不懂,還要花時間去猜你想表達的,這樣反而浪費時間。如果是中文內容,錯字也需要注意,所以按送出之前,檢查一次信件內容吧。

        7、只有批評沒有建議

        如果有人表現很差,你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行,但是不要只會批評,你有什么改進的建議,甚至是自身經驗都可以跟對方分享,一封充滿攻擊性的批評沒什么意義,那只會讓彼此關系更差而已。

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        9個你可以注意的細節(技巧)

        1、有力的主題

        人們每天在收件箱里會收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出,給它起一個吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵內容密切相關。如果回復時能換個主題,就會比“回復:”好多了。

        2、正確地發送

        把郵件發給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。只有必要的時候才可以使用抄送和密送功能。此外,電子郵件還應該因人而異,這樣更能使別人覺得與自己密切相關。

        3、語法準確無誤

        在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力

        4、言簡意賅

        人們的注意力是有限的,所以想盡快讀完郵件。因此,盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調,像是“但并非最不重要的'',還有法律術語像“參考”或者“請于簽字人聯系”。

        5、適當的格式

        你郵件的所有內容不應該都放在一段,這會使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句復雜句。有邏輯地組織你的文章,包括要點,標題和用于說明的副標題。

        6、適當的措辭

        像緊急、重要這類的詞旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞,你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。所以,慎重使用“緊急”,只在真正必要的時候才選取這類詞匯。

        7、使用鏈接和附件

        有效地使用附件和超鏈接會幫助你以高效的方式傳達信息,還可以使你的郵件引起注意。使用鏈接而不要復制粘貼大段的內容。

        8、給出回復的截止日期

        如果你的郵件需要回復,那么郵件中應該給回復人明確指出截止時間。這使收件人更容易理解你想讓他做什么。

        9、給出明確的行動指令

        如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務,那么指令應該清晰明了。不止一次提及,那么讀者就不會漏掉了。



      點贊  0  來源:foxmail客戶端



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